این فاکتور نه تنها به‌عنوان یک رسید ساده برای خریدار عمل می‌کند، بلکه به‌عنوان یک سند قانونی و رسمی، جزئیات دقیق و شفاف از معامله را ثبت و تایید می‌کند. به‌طور کلی، فاکتور به دو نوع اصلی تقسیم می‌شود: فاکتور رسمی و فاکتور غیررسمی. این دو نوع فاکتور هرکدام نقش خاصی را ایفا می‌کنند و تفاوت‌های زیادی در نحوه صدور و کاربردشان دارند. اما این تفاوت‌ها دقیقاً چیست و چرا باید به آنها توجه داشته باشیم؟ در این مقاله، با نگاهی دقیق‌تر به این دو نوع فاکتور، به تفاوت‌های اساسی و اهمیت استفاده از هرکدام پرداخته و اهمیت آنها را بررسی خواهیم کرد.
فاکتور غیررسمی؛ ساده اما بدون پشتوانه قانونی
فاکتور غیررسمی به‌طور معمول برای معاملات ساده و غیررسمی صادر می‌شود. این نوع فاکتور بیشتر برای کسانی صادر می‌شود که خریدهای کوچک و شخصی انجام می‌دهند و نیازی به مستندسازی دقیق از جزئیات مالی ندارند. شاید شما به‌عنوان یک خریدار برای خرید کالای روزمره از فروشگاهی فاکتوری دریافت کنید که فقط قیمت و مشخصات کالا را شامل می‌شود. این فاکتور ممکن است به‌صورت دستی یا الکترونیکی صادر شود، اما هیچ‌گونه الزامی به رعایت استانداردهای قانونی ندارد.
فاکتور غیررسمی فقط به‌عنوان یک مدرک برای اطلاع خریدار از جزئیات معامله عمل می‌کند و هیچ‌گونه اعتبار قانونی ندارد. این فاکتورها بیشتر در خریدهایی که به صورت فردی و برای استفاده شخصی انجام می‌شود، کاربرد دارند. به همین دلیل است که معمولاً اطلاعات کمتری در آنها درج می‌شود و به‌طور کلی نمی‌توان به آنها استناد قانونی کرد. در واقع، می‌توان گفت که فاکتور غیررسمی در دنیای تجارت، مانند یک سند ساده و اولیه است که برای راحتی خریدار صادر می‌شود و هیچ تاثیری در فرآیندهای مالی و قانونی ندارد.
فاکتور رسمی؛ سندی معتبر با الزامات قانونی
اما فاکتور رسمی چیست و چرا این‌قدر مهم است؟ فاکتور رسمی همان‌طور که از نامش پیداست، یک سند رسمی و قانونی است که طبق قوانین وزارت اقتصاد و دارایی صادر می‌شود. این نوع فاکتور باید تمامی استانداردهای قانونی را رعایت کند و جزئیات دقیق‌تری از معامله را شامل می‌شود.
در واقع، فاکتور رسمی تنها یک رسید ساده نیست، بلکه یک مدرک معتبر برای تأیید مالیات‌ها، ثبت درآمد و پیگیری‌های قانونی است. تمام شرکت‌ها و واحدهای تجاری که مشمول قوانین مالیات بر ارزش افزوده هستند، موظف به صدور فاکتور رسمی برای هرگونه خرید و فروش کالا یا خدمات می‌باشند. این فاکتور باید شامل اطلاعات دقیق درباره طرفین معامله، تاریخ، مشخصات کالا یا خدمات، قیمت‌ها، مالیات‌ها و تخفیف‌ها باشد و باید طبق فرمت‌های استاندارد وزارت دارایی تنظیم شود.
برای درک بهتر، تصور کنید یک شرکت بزرگ نیاز به خرید کالای خاصی برای تولید محصولات خود دارد. در این شرایط، فاکتور رسمی صادر می‌شود که تمامی اطلاعات مربوط به معامله، از جمله نام فروشنده، خریدار، مشخصات کالا، قیمت گوشی موبایل و مالیات، در آن ثبت شده است. این اطلاعات نه تنها برای ثبت در حساب‌های مالی شرکت استفاده می‌شود، بلکه در صورت بروز مشکلات مالیاتی یا نیاز به حسابرسی، به‌عنوان یک مدرک معتبر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویژگی‌های فاکتور رسمی؛ چرا باید از آن استفاده کرد؟
فاکتور رسمی دارای ویژگی‌های خاصی است که آن را از فاکتور غیررسمی متمایز می‌کند. در اینجا به برخی از ویژگی‌های مهم فاکتور رسمی اشاره می‌کنیم:
-
اطلاعات دقیق فروشنده و خریدار: فاکتور رسمی باید شامل تمام اطلاعات شناسایی فروشنده و خریدار باشد؛ از جمله نام کامل، شماره ملی، آدرس، شماره تلفن و حتی شماره اقتصادی یا ثبت شرکت. این اطلاعات به‌عنوان یک اعتبار قانونی برای معامله در نظر گرفته می‌شود.
-
شماره سریال منحصر به فرد: هر فاکتور رسمی باید یک شماره سریال منحصر به فرد داشته باشد که به‌صورت برجسته روی فاکتور چاپ می‌شود. این شماره از «0001» آغاز می‌شود و به ترتیب ادامه می‌یابد، که این ویژگی فاکتور رسمی را از فاکتور غیررسمی متمایز می‌کند.
-
جزئیات کامل کالا و خدمات: در فاکتور رسمی، تمامی مشخصات کالا یا خدمات از جمله کد کالا، توضیحات، مقدار، قیمت واحد و کل، میزان تخفیف‌ها، مالیات‌ها و سایر هزینه‌ها به‌دقت ثبت می‌شود.
-
امضاء و مهر معتبر: فاکتور رسمی باید دارای امضاء و مهر از طرف فروشنده و خریدار باشد تا صحت اطلاعات درج شده در آن تأیید شود. این ویژگی به‌طور خاص در فرآیندهای حسابرسی و مالیاتی کاربرد دارد.
تفاوت‌های بارز فاکتور رسمی و غیررسمی
حالا که با فاکتور رسمی و غیررسمی آشنا شدیم، باید بدانیم که این دو سند چه تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند:
-
قانونی بودن: فاکتور رسمی به‌عنوان یک سند قانونی در نظر گرفته می‌شود و تمامی اطلاعات آن طبق استانداردهای قانونی و مالیاتی تنظیم می‌شود. اما فاکتور غیررسمی هیچ‌گونه اعتبار قانونی ندارد و فقط به‌عنوان یک مدرک ساده برای اطلاع خریدار صادر می‌شود.
-
جزئیات و شفافیت: در فاکتور رسمی، اطلاعات دقیق‌تری درباره طرفین معامله، مالیات‌ها و جزئیات کالا یا خدمات ذکر می‌شود. این در حالی است که فاکتور غیررسمی معمولاً فقط قیمت و نام کالا را شامل می‌شود.
-
کاربرد در تجارت: فاکتور رسمی برای معاملات بزرگ و تجاری استفاده می‌شود و نقش کلیدی در فرآیندهای مالیاتی و حسابرسی دارد. در مقابل، فاکتور غیررسمی بیشتر در معاملات کوچک و شخصی کاربرد دارد و هیچ‌گونه تأثیری در فرآیندهای مالی و تجاری ندارد.
نتیجه‌گیری؛ کدام فاکتور را باید انتخاب کرد؟
در نهایت، بسته به نوع معامله و نیازهای قانونی خود باید از یکی از این دو نوع فاکتور استفاده کنید. اگر شما یک کسب‌وکار دارید یا درگیر معاملات تجاری بزرگ هستید، فاکتور رسمی بهترین گزینه است، چرا که این فاکتور نه تنها از نظر مالیاتی ضروری است، بلکه می‌تواند در فرآیندهای حسابرسی و قانونی به شما کمک کند. اما برای خریدهای کوچک و شخصی، فاکتور غیررسمی کافی است و نیاز به مستندسازی پیچیده‌تری ندارد.
منبع: https://www.ecell.ir/mag/the-difference-between-official-and-unofficial-invoices-in-buying-and-selling-mobile-phones/
