چگونه به‌راحتی با دیگران روی یک سند همکاری کنیم؟
همه‌گیری جهانی بسیاری از افراد را برای اولین بار مجبور به کار از خانه کرد و ابزارهایی مانند جلسات زوم برای مدتی به امری عادی تبدیل شدند. با این حال، تماس ویدیویی تنها راه استفاده از فناوری برای کار از راه دور با دیگران نیست. اگر می‌خواهید روی یک سند با دیگران کار کنید، چه برای کار و چه برای سرگرمی، نیازی نیست همه دور یک کامپیوتر جمع شوید. تا زمانی که به اینترنت متصل هستید، می‌توانید به‌صورت مستقل روی یک سند از مکان‌های مختلف کار کنید و تغییرات برای همکارانتان به‌صورت بلادرنگ نمایش داده شود. در ادامه، برخی از بهترین روش‌ها برای کار همزمان روی یک سند با دیگران معرفی شده است.
برنامه های پردازش متن آنلاین از راه دور با دیگران
نیاز به همکاری در یک پروژه دارید؟ در اینجا برخی از بهترین روش ها برای کار بر روی یک سند با افراد دیگر آورده شده است.
گوگل داکس به‌عنوان جایگزین آنلاین برای مایکروسافت آفیس
گوگل داکس یک اپلیکیشن پردازش متن آنلاین از گوگل است که به شما امکان می‌دهد اسناد متنی را به‌صورت رایگان ایجاد کنید. می‌توانید از آن در هر مرورگری استفاده کنید و سند شما به‌طور خودکار در حساب گوگل درایو شما ذخیره می‌شود. این ابزار حتی اگر به‌تنهایی کار می‌کنید، گزینه‌ای عالی برای پردازش متن است.
با این حال، ماهیت آنلاین گوگل داکس آن را به ابزاری عالی برای همکاری روی یک سند با دیگران تبدیل کرده است. چندین نفر می‌توانند به‌صورت بلادرنگ روی یک سند کار کنند و تغییراتی که هر فرد ایجاد می‌کند، فوراً برای دیگران قابل مشاهده است. می‌توانید تغییرات را ردیابی کنید و از تاریخچه بازبینی برای بازگشت به نسخه‌های قبلی استفاده کنید.
زیبایی گوگل داکس در این است که نیازی نیست نگران این باشید که همکارانتان نرم‌افزار مناسب را داشته باشند. هر کسی که به مرورگر و اینترنت دسترسی داشته باشد، می‌تواند به فایل دسترسی پیدا کند و روی آن کار کند. حتی می‌توانید لینک سند را با افرادی که حساب گوگل ندارند به اشتراک بگذارید و آن‌ها می‌توانند لینک را باز کرده و تغییراتی ایجاد کنند که به‌صورت بلادرنگ در سند شما ظاهر می‌شود. این ویژگی آن را به گزینه‌ای عالی برای همکاری با افرادی که دانش فنی کمتری دارند و ایجاد حساب گوگل برایشان دشوار است، تبدیل می‌کند.
ورد آنلاین
مایکروسافت نیز نسخه وب‌محور اپلیکیشن محبوب ورد را ارائه می‌دهد. اگرچه اپلیکیشن دسکتاپ سنتی همچنان در دسترس است، می‌توانید از ورد آنلاین به‌صورت رایگان استفاده کنید، به شرطی که یک حساب مایکروسافت رایگان و اتصال به اینترنت داشته باشید. ورد آنلاین بسیاری از ویژگی‌های اصلی اپلیکیشن کامل ورد را ارائه می‌دهد و به شما امکان می‌دهد اسناد ورد را ایجاد، ویرایش و قالب‌بندی کنید، هرچند ویژگی‌هایی مانند ادغام ایمیل و فهرست‌ها در آن موجود نیست.
مانند گوگل داکس، می‌توانید فایل‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و به آن‌ها مجوز ویرایش بدهید. افرادی که با آن‌ها فایل را به اشتراک می‌گذارید، می‌توانند سند ورد را ویرایش کنند و تغییرات آن‌ها به‌صورت بلادرنگ نمایش داده می‌شود. همچنین می‌توانید نظرات خود را اضافه کنید و بازبینی‌ها را ردیابی کنید.
همچنین امکان همکاری بلادرنگ با استفاده از اپلیکیشن دسکتاپ مایکروسافت ورد وجود دارد. برای این کار، باید فایل‌های خود را در سرویس ذخیره‌سازی ابری وان‌درایو مایکروسافت ذخیره کنید. این امکان را به دیگران می‌دهد تا به‌صورت بلادرنگ با شما روی سند همکاری کنند.
دراپ‌باکس پیپر (Dropbox Paper)
دراپ‌باکس یکی از بزرگ‌ترین نام‌ها در حوزه ذخیره‌سازی ابری است. می‌توانید از دراپ‌باکس برای ذخیره فایل‌ها و اسناد خود در فضای ابری استفاده کنید و بدون پر کردن فضای هارد دیسک، از هر کجا به آن‌ها دسترسی داشته باشید. اما این سرویس ویژگی‌های ارزشمند دیگری نیز ارائه می‌دهد.
دراپ‌باکس پیپر یک ابزار ویرایش اسناد است که کمی با گوگل داکس یا ورد متفاوت است. می‌توانید از آن برای همکاری روی اسناد متنی استفاده کنید و چندین نفر می‌توانند به‌صورت بلادرنگ روی یک سند کار کنند و تغییرات به‌صورت زنده روی صفحه نمایش آن‌ها ظاهر شود. ابزارهای قالب‌بندی در مقایسه با ورد یا گوگل داکس محدودتر هستند، اما دراپ‌باکس پیپر امکانات بیشتری از ویرایش متن ارائه می‌دهد.
می‌توانید تقریباً هر چیزی که فکرش را بکنید به یک سند دراپ‌باکس پیپر اضافه کنید، از جمله تصاویر، فایل‌های صوتی، بلوک‌های کد، گیف‌ها، صفحات گسترده، ویدیوهای یوتیوب، تابلوهای پینترست، پخش‌کننده‌های اسپاتیفای و غیره. همچنین می‌توانید از دراپ‌باکس پیپر برای ایجاد اسناد یا به‌عنوان فضایی برای جمع‌آوری ایده‌هایی استفاده کنید که بعداً می‌توانید به یک پروژه نهایی تبدیل کنید.
برای دسترسی به دراپ‌باکس پیپر به یک حساب دراپ‌باکس نیاز دارید و اگر سند دراپ‌باکس پیپر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، آن‌ها نیز باید یک حساب دراپ‌باکس ایجاد کنند تا بتوانند با شما همکاری کنند. با این حال، می‌توانید یک حساب رایگان دراپ‌باکس ایجاد کنید که 2 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی در اختیارتان قرار می‌دهد. سپس می‌توانید از دراپ‌باکس پیپر برای همکاری با دیگر کاربران دراپ‌باکس استفاده کنید.
زوهو رایتر (Zoho Writer)
زوهو رایتر بخشی از مجموعه اپلیکیشن‌های زوهو است که شامل نرم‌افزارهای حسابداری، ابزارهای میز کمک و مدیر پلتفرم CRM می‌شود. اگرچه بسیاری از این اپلیکیشن‌ها تمرکز تجاری دارند، زوهو رایتر برای نوشتن روزمره نیز مناسب است. این یک اپلیکیشن پردازش متن آنلاین است که شبیه به گوگل داکس و ورد آنلاین است و با طراحی مینیمال خود، تمرکز را روی نوشتن شما نگه می‌دارد.
تمام ویژگی‌های ویرایش در یک منوی تاشو مخفی شده‌اند تا بتوانید روی نوشتن خود تمرکز کنید. همچنین پیشنهادات نوشتاری مفیدی وجود دارد که می‌توانند خطاهای املایی یا گرامری را شناسایی کنند یا راه‌هایی برای بهبود کیفیت نوشتن شما پیشنهاد دهند. زوهو رایتر این پیشنهادات را تا زمانی که شما نخواهید، مخفی نگه می‌دارد.
زوهو رایتر امکان همکاری بلادرنگ روی اسناد را فراهم می‌کند. هر کسی که روی یک سند کار می‌کند، می‌تواند تغییراتی ایجاد کند که به‌صورت بلادرنگ برای دیگر همکاران نمایش داده می‌شود. می‌توانید تغییرات را ردیابی کنید، نظرات اضافه کنید و ویرایش‌ها را بررسی یا رد کنید. برای استفاده از زوهو رایتر، باید یک حساب رایگان ایجاد کنید. هر کسی که با او همکاری می‌کنید نیز نیاز به یک حساب رایگان زوهو برای دسترسی و ویرایش سند دارد.
نوشن (Notion)
نوشن کمی با سایر اپلیکیشن‌های این فهرست متفاوت است. می‌توانید از آن به‌عنوان یک اپلیکیشن نوشتاری استفاده کنید، اما قابلیت‌های بسیار بیشتری دارد. این یک اپلیکیشن همه‌کاره برای یادداشت‌برداری است که می‌توانید از آن برای مدیریت پروژه‌ها، ایجاد پایگاه‌های دانش یا ثبت افکار خود استفاده کنید.
می‌توانید از آن برای ایجاد اسناد متنی ساده استفاده کنید یا مانند دراپ‌باکس پیپر، می‌توانید انواع مختلفی از محتوا، از تصاویر و توییت‌ها گرفته تا ویدیوهای یوتیوب و گوگل داکس را اضافه یا جاسازی کنید. چندین نفر می‌توانند به‌صورت همزمان روی یک سند در نوشن کار کنند و تغییرات به‌صورت بلادرنگ برای همه همکاران نمایش داده می‌شود.
برای ایجاد یا همکاری روی اسناد به یک حساب نوشن نیاز دارید. این کار را می‌توانید به‌صورت رایگان انجام دهید، هرچند حساب رایگان محدودیت‌هایی مانند حداکثر 10 همکار دارد. اگر به ویژگی‌های بیشتری نیاز دارید، باید به یک حساب پولی ارتقا دهید.
کار روی اسناد با دیگران
فناوری مدرن همکاری روی اسناد با دیگران را، حتی اگر در دو سوی جهان باشید، آسان‌تر از همیشه کرده است. گزینه‌های زیادی وجود دارند که به شما امکان می‌دهند به‌صورت بلادرنگ روی اسناد کار کنید و آنچه دیگران تایپ می‌کنند، به‌صورت جادویی روی صفحه شما ظاهر شود. یک پلتفرم را انتخاب کنید و ببینید چه چیزی می‌توانید با هم خلق کنید.
سوالات متداول درباره همکاری آنلاین روی سند
1. همکاری آنلاین روی سند چیست؟
همکاری آنلاین روی سند به استفاده از ابزارهای دیجیتال برای ویرایش و کار همزمان روی یک سند توسط چندین نفر از مکان‌های مختلف، به‌صورت بلادرنگ یا غیرهمزمان، گفته می‌شود.
2. کدام ابزارها برای همکاری آنلاین روی سند مناسب هستند؟
ابزارهایی مانند گوگل داکس، ورد آنلاین، دراپ‌باکس پیپر، زوهو رایتر و نوشن از محبوب‌ترین گزینه‌ها برای همکاری آنلاین روی سند هستند.
3. آیا برای همکاری آنلاین روی سند نیاز به حساب کاربری است؟
بله، اکثر ابزارها مانند گوگل داکس، زوهو رایتر و نوشن نیاز به حساب کاربری دارند، اما برخی مانند گوگل داکس امکان دسترسی بدون حساب را با لینک اشتراک‌گذاری فراهم می‌کنند.
4. آیا همکاری آنلاین روی سند امن است؟
بله، ابزارهای معتبر مانند گوگل داکس و ورد آنلاین از پروتکل‌های رمزنگاری استفاده می‌کنند، اما باید تنظیمات دسترسی و اشتراک‌گذاری را با دقت مدیریت کنید.
5. چگونه می‌توان تغییرات را در همکاری آنلاین روی سند ردیابی کرد؟
ابزارهایی مانند گوگل داکس و زوهو رایتر امکان ردیابی تغییرات و مشاهده تاریخچه ویرایش را فراهم می‌کنند تا بتوانید تغییرات را بررسی یا به نسخه‌های قبلی بازگردید.
6. آیا همکاری آنلاین روی سند برای تیم‌های کوچک مناسب است؟
بله، ابزارهایی مانند نوشن و دراپ‌باکس پیپر برای تیم‌های کوچک و حتی پروژه‌های شخصی بسیار مناسب هستند و قابلیت‌های ساده و کاربردی ارائه می‌دهند.
7. آیا می‌توان در همکاری آنلاین روی سند فایل‌های چندرسانه‌ای اضافه کرد؟
بله، ابزارهایی مانند دراپ‌باکس پیپر و نوشن امکان افزودن تصاویر، ویدیوها، فایل‌های صوتی و حتی جاسازی محتوا از پلتفرم‌هایی مانند یوتیوب را دارند.
سخن پایانی
همکاری آنلاین روی سند با ابزارهای مدرن مانند گوگل داکس، نوشن و زوهو رایتر، کار تیمی را سریع‌تر و ساده‌تر کرده است. این فناوری‌ها فاصله‌ها را از بین برده و امکان خلق پروژه‌های مشترک را در هر زمان و مکان فراهم می‌کنند. با انتخاب ابزار مناسب، می‌توانید تجربه‌ای یکپارچه و مؤثر از همکاری تیمی داشته باشید. پس همین امروز شروع کنید و قدرت همکاری آنلاین را کشف کنید!
گردآوری:بخش کامپیوتر و اینترنت ستاره آبی
